PRIVACY

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 8 september 2026

Dit beleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik van de publieke website, de mobiele Flevio-app en het Flevio-beheerportaal.

1. Rollen en verantwoordelijkheid

Flevio is een zakelijke softwaredienst voor project-, uren-, foto- en ritregistratie.

• Werkgevers en andere zakelijke klanten bepalen waarom en hoe gegevens van hun werknemers of onderaannemers worden verwerkt. Zij zijn daarvoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.
• Flevio verwerkt die gegevens in opdracht van de zakelijke klant en volgens de afgesproken instructies.
• Voor gegevens die rechtstreeks nodig zijn om de website, accounts, abonnementen, beveiliging en ondersteuning te beheren, bepaalt Flevio zelf het verwerkingsdoel.

Gebruik je Flevio via je werkgever? Richt vragen over je werkgegevens eerst aan je werkgever.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en/of telefoonnummer, accountidentificatie, rol en organisatie- of projecttoegang. Bij sms-aanmelding worden het telefoonnummer en noodzakelijke authenticatiemetadata gebruikt om een aanmeldcode te bezorgen.
• Werkregistraties: start- en stoptijden, pauzes, correctieverzoeken, project en berekende werkduur.
• Locatiegegevens: optionele of door de organisatie vereiste locatie bij een check-in of check-out, plus vertrekpunt, bestemming en routegegevens voor bewust gestarte ritregistratie.
• Foto’s: geüploade projectfoto’s, miniaturen, opmerkingen, annotaties, zichtbaarheid en het geregistreerde tijdstip.
• Beheergegevens: projecten, werknemers, toewijzingen, configuratie, activiteitenlog en auditgegevens.
• Abonnementsgegevens: gekozen plan, abonnementsstatus en betaalreferenties. Betaalgegevens zelf worden door de betaalprovider verwerkt.
• Websitegebruik: geaggregeerde, privacyvriendelijke statistieken over de publieke website en haar prestaties.
• Technische gegevens: beveiligings- en serverlogs, requestidentificatie en gegevens die nodig zijn om fouten en misbruik te onderzoeken.
• Optionele portalmonitoring: na afzonderlijke toestemming gebruiksevents en/of opgeschoonde technische foutrapporten, met pseudonieme account- en organisatie-ID’s. Zie hieronder welke informatie dit omvat.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Persoonsgegevens worden verwerkt om de dienst te leveren en te beveiligen, werk- en projectregistraties uit te voeren, ondersteuning te bieden, abonnementen te beheren en aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen.

Afhankelijk van de context steunt de verwerking op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van Flevio of de zakelijke klant. Toestemming die iOS of Android vraagt voor camera of locatie is een technische apparaattoestemming en is niet automatisch de arbeidsrechtelijke grondslag voor personeelsregistratie.

Voor de optionele gebruiksanalyse en foutrapportage in het beheerportaal bepaalt Flevio het verbeter- en diagnosedoel en vraagt Flevio afzonderlijke toestemming. Niet toestemmen of later intrekken beperkt de gewone werking van de dienst niet.

4. Locatie, camera en fotobibliotheek

Flevio vraagt alleen toegang tot apparaatfuncties wanneer een functie die nodig heeft:

• Locatie kan bij in- en uitchecken worden meegestuurd en wordt gebruikt wanneer een organisatie locatiecontrole instelt.
• Ritlocaties worden verwerkt wanneer een gebruiker een rit registreert.
• Camera en fotobibliotheek worden gebruikt om projectfoto’s te maken of te kiezen.

Voor ritregistratie kan ook een woonadres of ander vertrek- of eindpunt worden opgegeven. Ritafstanden kunnen worden berekend op basis van vertrek- en eindpunt; dit is geen continue GPS-registratie van de afgelegde route. Wanneer je automatisch in- of uitchecken expliciet inschakelt, kan het toestel locatie en projectgrenzen gebruiken om een aanwezigheidsactie te bepalen.

Nieuwe foto’s kunnen, wanneer de vereiste apparaattoegang is verleend, ook in de fotobibliotheek van je telefoon worden bewaard. Die kopie staat los van de app en kan volgens je toestelinstellingen naar bijvoorbeeld iCloud Photos of Google Photos worden geback-upt. Verwijderen uit Flevio verwijdert zo’n kopie niet automatisch. Niet-verzonden registraties en foto’s blijven in de lokale appopslag beschikbaar voor latere synchronisatie.

De publieke website bevat geen advertentietrackers of marketinganalytics van derden.

5. Websiteanalyse

De publieke website gebruikt Cloudflare Web Analytics om geaggregeerd gebruik en prestaties te begrijpen. Cloudflare beschrijft deze dienst als privacyvriendelijk en zonder het verzamelen of gebruiken van persoonsgegevens. Flevio gebruikt deze statistieken niet om bezoekers te identificeren, profielen op te bouwen of advertenties te personaliseren. Cloudflare bewaart de Web Analytics-gegevens maximaal zes maanden.

6. Optionele gebruiksanalyse en foutrapportage in het beheerportaal

Wanneer portalmonitoring is ingeschakeld, gebruikt het beheerportaal PostHog Cloud EU voor twee afzonderlijk te kiezen doeleinden. Beide keuzes staan standaard uit. Na aanmelden kun je je voorkeuren kiezen; je kunt ze steeds wijzigen via Profiel → Privacy en diagnostiek.

• Gebruiksgegevens: vaste schermcategorieën en geslaagde acties, zoals een project of werknemer aanmaken, een foto uploaden of een correctie beoordelen. Dit helpt Flevio begrijpen welke functies worden gebruikt.
• Technische foutrapporten: opgeschoonde fouttypes, locaties in de programmacode en, waar beschikbaar, HTTP-status, foutcode en request-ID. Dit helpt fouten onderzoeken en koppelen aan technische serverlogs.

Events bevatten daarnaast een pseudoniem account-ID, eventueel een organisatie-ID, de applicatieversie, omgeving en het platform. Pseudoniem is niet hetzelfde als anoniem: deze ID’s kunnen binnen Flevio aan een account of organisatie worden gekoppeld. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, GPS-coördinaten, foto’s, formulierinhoud, vrije foutteksten en volledige bezochte URL’s worden niet als monitoringvelden meegestuurd. Er worden geen sessieopnames, automatische klikregistratie of advertentieprofielen gemaakt.

PostHog ontvangt de gegevens via zijn EU-dienst. Het IP-adres is bij een netwerkverbinding technisch zichtbaar voor de ontvanger; Flevio schakelt IP-geolocatieverrijking voor deze events uit. Europese opslag betekent niet dat alle ondersteunende dienstverlening uitsluitend binnen de EER plaatsvindt; eventuele doorgiften vallen onder de toepasselijke verwerkersafspraken en waarborgen.

De keuze wordt per account in deze browser bewaard. In een andere browser of op een ander toestel maak je een eigen keuze. Intrekken stopt nieuwe verzendingen en annuleert nog niet afgehandelde verzendpogingen. Reeds ontvangen gegevens worden daardoor niet automatisch verwijderd; daarvoor kun je een afzonderlijk privacyverzoek indienen. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking op basis van toestemming. Meer over lokale opslag staat in het cookiebeleid.

7. Dienstverleners en hosting

Voor de werking van Flevio worden gespecialiseerde dienstverleners gebruikt, waaronder Supabase voor authenticatie, database en foto-opslag, Google Cloud voor de API, Cloudflare voor de publieke website, het beheerportaal en privacyvriendelijke websiteanalyse, openrouteservice voor optionele routeberekening, OpenAI voor optionele fotoanalyse, Prelude voor sms-authenticatie en Mollie voor betalingen. Zij verwerken alleen gegevens die voor hun onderdeel van de dienst nodig zijn en onder hun toepasselijke contractuele en beveiligingsvoorwaarden.

Kaarten worden rechtstreeks bij OpenStreetMap Foundation opgehaald. Voor adreszoeken en het omzetten van kaartcoördinaten naar een adres maakt de browser of mobiele app rechtstreeks verbinding met de publieke Photon-dienst van Komoot. Daarbij kunnen onder meer het IP-adres, technische verzoekmetadata, de zoekterm of geselecteerde coördinaten worden ontvangen.

De primaire applicatiedatabase, foto-opslag en API zijn geconfigureerd in Europese regio’s. Dienstverleners kunnen beperkte technische of administratieve gegevens volgens hun eigen infrastructuur en afspraken verwerken.

De actuele lijst en functie van verwerkers staat op de pagina Subverwerkers.

8. Bewaartermijnen

Zakelijke klanten bepalen binnen de toepasselijke wetgeving hoe lang werkuren, ritten, locatiegegevens en projectfoto’s nodig zijn. Flevio bewaart account-, abonnements-, beveiligings- en auditgegevens zolang dit nodig is voor de dienst, geschillen, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen. Na beëindiging worden klantgegevens verwijderd of terugbezorgd volgens de overeenkomst met de klant.

Voor optionele portalmonitoring wordt de bewaartermijn beperkt tot wat nodig is om gebruikstrends te beoordelen en technische problemen te onderzoeken. Flevio beoordeelt daarbij de ouderdom van de applicatieversie, of een fout nog wordt onderzocht en of individuele events nog nodig zijn. De concrete projectinstellingen voor bewaring moeten hiermee overeenstemmen; je kunt hierover informatie of verwijdering vragen via het onderstaande contactadres.

9. Beveiliging

Flevio gebruikt onder meer versleutelde netwerkverbindingen, afgeschermde opslag, rolgebaseerde toegangscontrole, tenantisolatie, auditregistratie en versleuteling van exacte privé- en ritlocaties. Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

10. Jouw rechten

Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen een verwerking.

Werknemers en onderaannemers richten verzoeken over werkgegevens eerst aan hun werkgever of opdrachtgever. Flevio ondersteunt zakelijke klanten bij het beantwoorden daarvan. Rechtstreekse klanten kunnen hun verzoek indienen via hun gekende support- of contractkanaal.

Voor vragen over dit beleid, optionele portalmonitoring of een privacyverzoek aan Flevio kun je mailen naar info@flevio.be. Vermeld geen wachtwoorden of aanmeldcodes.

Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast wanneer de dienst of wetgeving verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum staan steeds op deze pagina.