PRIVACY

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

Dit beleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik van de publieke website, de mobiele Flevio-app en het Flevio-beheerportaal.

1. Rollen en verantwoordelijkheid

Flevio is een zakelijke softwaredienst voor project-, uren-, foto- en ritregistratie.

• Werkgevers en andere zakelijke klanten bepalen waarom en hoe gegevens van hun werknemers of onderaannemers worden verwerkt. Zij zijn daarvoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.
• Flevio verwerkt die gegevens in opdracht van de zakelijke klant en volgens de afgesproken instructies.
• Voor gegevens die rechtstreeks nodig zijn om de website, accounts, abonnementen, beveiliging en ondersteuning te beheren, bepaalt Flevio zelf het verwerkingsdoel.

Gebruik je Flevio via je werkgever? Richt vragen over je werkgegevens eerst aan je werkgever.

Account-, contact- en werkgegevens kunnen rechtstreeks van jou komen of door je werkgever of opdrachtgever worden verstrekt. Die organisatie informeert je over haar eigen verwerking en de instellingen die zij voor Flevio kiest.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en/of telefoonnummer, accountidentificatie, rol en organisatie- of projecttoegang. Bij sms-aanmelding worden het telefoonnummer en noodzakelijke authenticatiemetadata gebruikt om een aanmeldcode te bezorgen.
• Werkregistraties: start- en stoptijden, pauzes, correctieverzoeken, project en berekende werkduur.
• Locatiegegevens: optionele of door de organisatie vereiste locatie bij een check-in of check-out, locatie voor expliciet ingeschakelde achtergrondfuncties, vertrekpunt, bestemming en routegegevens voor bewust gestarte ritregistratie, en eventuele locatie bij projectfoto’s.
• Foto’s: geüploade projectfoto’s, miniaturen, opmerkingen, annotaties, zichtbaarheid, het geregistreerde tijdstip en eventuele fotolocatie uit GPS, bestaande fotometadata of een handmatig gekozen pin.
• Beheergegevens: projecten, werknemers, toewijzingen, configuratie, activiteitenlog en auditgegevens.
• Abonnementsgegevens: gekozen plan, abonnementsstatus en betaalreferenties. Betaalgegevens zelf worden door de betaalprovider verwerkt.
• Contact- en privacyverzoeken: naam, contactadres, optionele organisatie, bericht en, bij een verwijderingsverzoek, het e-mailadres of telefoonnummer van je account. Het formulier verstuurt deze gegevens via de Flevio-API en Resend naar onze mailbox. Voor verificatie gebruiken we zo nodig je geregistreerde contactgegevens.
• Websitegebruik: geaggregeerde, privacyvriendelijke statistieken over de publieke website en haar prestaties.
• Technische gegevens: beveiligings- en serverlogs, requestidentificatie en gegevens die nodig zijn om fouten en misbruik te onderzoeken.
• Optionele portalmonitoring: na afzonderlijke toestemming gebruiksevents en/of opgeschoonde technische foutrapporten, met pseudonieme account- en organisatie-ID’s. Zie hieronder welke informatie dit omvat.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Persoonsgegevens worden verwerkt om de dienst te leveren en te beveiligen, werk- en projectregistraties uit te voeren, ondersteuning te bieden, abonnementen te beheren en aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor verwerkingen waarvoor Flevio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, gelden de volgende rechtsgronden:

Bij een gerechtvaardigd belang wegen we de noodzaak van de verwerking af tegen jouw belangen, rechten en vrijheden. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op deze grond berust.

Voor werkuren, aanwezigheid, ritten, locaties en projectfoto’s die we in opdracht verwerken, bepaalt de zakelijke klant de toepasselijke rechtsgrond. Een overeenkomst tussen Flevio en een werkgever vormt niet automatisch een contractuele rechtsgrond voor alle werknemersgegevens. Toestemming die iOS of Android vraagt voor camera of locatie is een technische apparaattoestemming en vormt op zichzelf geen geldige AVG-rechtsgrond voor personeelsregistratie.

Voor de optionele gebruiksanalyse en foutrapportage in het beheerportaal bepaalt Flevio het verbeter- en diagnosedoel en vraagt Flevio afzonderlijke toestemming. Niet toestemmen of later intrekken beperkt de gewone werking van de dienst niet.

Gegevens die nodig zijn om je aan te melden, een vraag te beantwoorden of een gevraagde functie uit te voeren, worden in het betreffende scherm aangegeven. Zonder die gegevens kan die handeling niet worden uitgevoerd. Optionele gegevens en apparaattoestemmingen zijn alleen nodig voor de bijbehorende functie.

4. Locatie, camera en fotobibliotheek

Flevio vraagt alleen toegang tot apparaatfuncties wanneer een functie die nodig heeft:

• Locatie kan bij in- en uitchecken worden meegestuurd en wordt gebruikt wanneer een organisatie locatiecontrole instelt.
• Ritlocaties worden verwerkt wanneer een gebruiker een rit registreert.
• Camera en fotobibliotheek worden gebruikt om projectfoto’s te maken of te kiezen.

Voor ritregistratie kan ook een woonadres of ander vertrek- of eindpunt worden opgegeven. Ritafstanden kunnen worden berekend op basis van vertrek- en eindpunt; dit is geen continue GPS-registratie van de afgelegde route.

Locatie op de achtergrond: na jouw expliciete toestemming verzamelt en gebruikt Flevio je locatiegegevens om aankomst op en vertrek van toegewezen projecten te herkennen, automatisch in- en uit te checken en check-in- en check-outherinneringen te geven, ook wanneer de app gesloten is of niet wordt gebruikt. Dit geldt voor de herinneringsmodus en de automatische modus.

Je locatie wordt op het toestel vergeleken met de projectgrenzen. Bij automatisch inchecken worden je locatie en aanwezigheidsregistratie naar Flevio verstuurd. Werkregistraties en projectgegevens zijn binnen je organisatie beschikbaar volgens de ingestelde toegangsrechten. Er wordt geen doorlopende route bijgehouden. Je kunt de achtergrondfuncties uitschakelen via Check-in en check-out in de appinstellingen, of locatietoegang intrekken in de toestelinstellingen. Voor het inschakelen toont de app een afzonderlijke uitleg en vraagt zij jouw akkoord voordat de apparaattoestemmingen worden aangevraagd.

Een organisatie die locatiecontrole gebruikt, moet werknemers vooraf informeren over het doel, de rechtsgrond, de momenten van controle, de toegang en de bewaartermijnen. Zij beoordeelt de noodzakelijkheid en evenredigheid, minder ingrijpende alternatieven, eventuele verplichtingen tot werknemersoverleg en of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig is. Locatiecontrole mag niet verder gaan dan voor het werkdoel noodzakelijk is. De handmatige registratiemogelijkheid blijft beschikbaar; een organisatie kan daarvoor wel een locatievoorwaarde instellen.

Locatie bij foto’s: met jouw toestemming kan Flevio de GPS-locatie bij een nieuwe projectfoto vastleggen. Bij een gekozen foto kan de locatie afkomstig zijn uit bestaande fotometadata; je kunt ook zelf een pin kiezen of de fotolocatie verwijderen voordat je uploadt. Bij upload wordt de gekozen locatie bij de foto bewaard en is die volgens de toegangsrechten binnen je organisatie beschikbaar.

Nieuwe foto’s kunnen, wanneer de vereiste apparaattoegang is verleend, ook in de fotobibliotheek van je telefoon worden bewaard. Die kopie staat los van de app en kan volgens je toestelinstellingen naar bijvoorbeeld iCloud Photos of Google Photos worden geback-upt. Verwijderen uit Flevio verwijdert zo’n kopie niet automatisch. Niet-verzonden registraties en foto’s blijven in de lokale appopslag beschikbaar voor latere synchronisatie.

De publieke website bevat geen advertentietrackers of marketinganalytics van derden.

5. Websiteanalyse

De publieke website gebruikt Cloudflare Web Analytics om geaggregeerd gebruik en prestaties te begrijpen. Cloudflare beschrijft deze dienst als privacyvriendelijk en zonder het verzamelen of gebruiken van persoonsgegevens. Flevio gebruikt deze statistieken niet om bezoekers te identificeren, profielen op te bouwen of advertenties te personaliseren. Cloudflare bewaart de Web Analytics-gegevens maximaal zes maanden.

6. Optionele gebruiksanalyse en foutrapportage in het beheerportaal

Wanneer portalmonitoring is ingeschakeld, gebruikt het beheerportaal PostHog Cloud EU voor twee afzonderlijk te kiezen doeleinden. Beide keuzes staan standaard uit. Na aanmelden kun je je voorkeuren kiezen; je kunt ze steeds wijzigen via Profiel → Privacy en diagnostiek.

• Gebruiksgegevens: vaste schermcategorieën en geslaagde acties, zoals een project of werknemer aanmaken, een foto uploaden of een correctie beoordelen. Dit helpt Flevio begrijpen welke functies worden gebruikt.
• Technische foutrapporten: opgeschoonde fouttypes, locaties in de programmacode en, waar beschikbaar, HTTP-status, foutcode en request-ID. Dit helpt fouten onderzoeken en koppelen aan technische serverlogs.

Events bevatten daarnaast een pseudoniem account-ID, eventueel een organisatie-ID, de applicatieversie, omgeving en het platform. Pseudoniem is niet hetzelfde als anoniem: deze ID’s kunnen binnen Flevio aan een account of organisatie worden gekoppeld. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, GPS-coördinaten, foto’s, formulierinhoud, vrije foutteksten en volledige bezochte URL’s worden niet als monitoringvelden meegestuurd. Er worden geen sessieopnames, automatische klikregistratie of advertentieprofielen gemaakt.

PostHog ontvangt de gegevens via zijn EU-dienst. Het IP-adres is bij een netwerkverbinding technisch zichtbaar voor de ontvanger; Flevio schakelt IP-geolocatieverrijking voor deze events uit. Europese opslag betekent niet dat alle ondersteunende dienstverlening uitsluitend binnen de EER plaatsvindt; eventuele doorgiften vallen onder de toepasselijke verwerkersafspraken en waarborgen.

De keuze wordt per account in deze browser bewaard. In een andere browser of op een ander toestel maak je een eigen keuze. Intrekken stopt nieuwe verzendingen en annuleert nog niet afgehandelde verzendpogingen. Reeds ontvangen gegevens worden daardoor niet automatisch verwijderd; daarvoor kun je een afzonderlijk privacyverzoek indienen. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking op basis van toestemming. Meer over lokale opslag staat in het cookiebeleid.

7. Dienstverleners en hosting

Voor de werking van Flevio worden gespecialiseerde dienstverleners gebruikt, waaronder Supabase voor authenticatie, database en foto-opslag, Google Cloud voor de API, Cloudflare voor de publieke website, het beheerportaal en privacyvriendelijke websiteanalyse, openrouteservice voor optionele routeberekening, Prelude voor sms-authenticatie, Resend voor formulierberichten en PostHog voor de hierboven beschreven optionele portalmonitoring. Mollie verwerkt betalingen en bijbehorende gegevens in beginsel als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die voor hun onderdeel van de dienst nodig zijn.

De promotievideo op de publieke website wordt rechtstreeks door Flevio geleverd. Voor het afspelen wordt geen YouTube-speler geladen. Als je de afzonderlijke YouTube-link opent, bezoek je een externe dienst waarop het privacybeleid van Google van toepassing is.

Kaarten worden rechtstreeks bij OpenStreetMap Foundation opgehaald. Voor adreszoeken en het omzetten van kaartcoördinaten naar een adres maakt de browser of mobiele app rechtstreeks verbinding met de publieke Photon-dienst van Komoot. Daarbij kunnen onder meer het IP-adres, technische verzoekmetadata, de zoekterm of geselecteerde coördinaten worden ontvangen.

De primaire applicatiedatabase, foto-opslag en API zijn geconfigureerd in Europese regio’s. Dienstverleners kunnen beperkte technische of administratieve gegevens volgens hun eigen infrastructuur en afspraken verwerken.

Europese hosting sluit toegang of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte niet uit. Voor doorgiften waarvoor Flevio verantwoordelijk is, is een geldige doorgiftegrond vereist, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende maatregelen. Via info@flevio.be kun je informatie en een kopie van de relevante waarborgen aanvragen. Rechtstreekse kaart- en adresdiensten kunnen als zelfstandige ontvanger optreden; hun rol en ontvangen gegevens staan in het leveranciersoverzicht.

De actuele lijst en functie van verwerkers staat op de pagina Subverwerkers.

8. Bewaartermijnen

Zakelijke klanten bepalen en documenteren binnen de toepasselijke wetgeving hoe lang werkuren, ritten, locatiegegevens, auditgegevens en projectfoto’s nodig zijn. Na beëindiging worden klantgegevens verwijderd of terugbezorgd volgens de verwerkersovereenkomst.

• Accountgegevens: tijdens het gebruik van het account. Bij een geverifieerd verwijderingsverzoek beoordelen we afzonderlijk de verwijdering van aanmeldgegevens en de eventuele wettelijk te bewaren werkgegevens. Als verdere bewaring nodig is, informeren we je over de gegevens, reden en termijn.
• Facturatie en boekhouding: tot het einde van de toepasselijke wettelijke bewaarplicht; gegevens die nodig zijn voor een lopend geschil tot de definitieve afhandeling en de toepasselijke verjaringstermijn.
• Contact en ondersteuning: tot je vraag is afgehandeld en de bijbehorende opvolging is afgerond. Correspondentie die noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting of geschil wordt voor dat doel afzonderlijk bewaard.
• Privacyverzoeken: tijdens verificatie en afhandeling; daarna alleen de informatie die noodzakelijk is om de afhandeling en naleving van onze wettelijke verplichtingen aan te tonen.
• Technisch bewijs van loginverwijdering: maximaal 90 dagen na de bevestigde verwijdering. Dit bevat een technische accountidentificatie en afhandelingsmetadata om onbedoeld hergebruik te voorkomen; geen naam, contactgegevens of wachtwoord. Een nog niet voltooide verwijdering blijft in behandeling totdat zij is opgelost.
• Operationele API-logs in Cloud Logging: de standaard logopslag is ingesteld op 30 dagen. Noodzakelijk bewijsmateriaal voor een afzonderlijk beveiligingsincident of geschil kan tot de afhandeling daarvan apart worden bewaard.
• Lokale registraties en foto’s: zolang zij nodig zijn voor synchronisatie of lokaal gebruik. Kopieën in de eigen fotobibliotheek of clouddienst vallen onder je eigen instellingen en verdwijnen niet door een verwijdering bij Flevio.

Voor optionele portalmonitoring wordt de bewaartermijn beperkt tot wat nodig is om gebruikstrends te beoordelen en technische problemen te onderzoeken. Flevio beoordeelt daarbij de ouderdom van de applicatieversie, of een fout nog wordt onderzocht en of individuele events nog nodig zijn. De concrete projectinstellingen voor bewaring moeten hiermee overeenstemmen; je kunt hierover informatie of verwijdering vragen via het onderstaande contactadres.

9. Beveiliging

Flevio gebruikt onder meer versleutelde netwerkverbindingen, afgeschermde opslag, rolgebaseerde toegangscontrole, tenantisolatie, auditregistratie en versleuteling van exacte privé- en ritlocaties. Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

10. Jouw rechten

Wil je je Flevio-account en bijbehorende persoonsgegevens laten verwijderen? Dien een verzoek in via Account en gegevens verwijderen. Je hoeft hiervoor niet in te loggen of de app te installeren.

Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen een verwerking.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Werknemers en onderaannemers richten verzoeken over werkgegevens eerst aan hun werkgever of opdrachtgever. Flevio ondersteunt zakelijke klanten bij het beantwoorden daarvan. Rechtstreekse klanten kunnen hun verzoek indienen via hun gekende support- of contractkanaal.

Voor vragen over dit beleid, optionele portalmonitoring of een privacyverzoek aan Flevio kun je mailen naar info@flevio.be. Vermeld geen wachtwoorden of aanmeldcodes.

Voor verzoeken waarvoor Flevio verantwoordelijk is, antwoorden we zonder onredelijke vertraging en in principe binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je binnen de eerste maand over de verlenging en de reden. Zo nodig vragen we proportionele aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast wanneer de dienst of wetgeving verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum staan steeds op deze pagina.